4. Tutkimusaineiston tallennus, varmuuskopiointi ja jakaminen tutkimuksen aikana

Tässä luvussa käsitellään tutkimusaineistojen tallentamista, varmuuskopiointia ja tutkimusaineistojen jakamista tutkimuksen aikana. Pysyvämpää tutkimuksen jälkeistä säilyttämistä, avaamista ja julkaisemista tarkastellaan luvussa 5.

Tutkimusaineistojen asianmukainen tallentaminen, varmuuskopiointi ja jakaminen niiden sisältämien tietojen edellyttämällä tavalla on tärkeä osa aineistonhallintaa. Aineistojen tietoturvallinen käsittely on erityisen tärkeää silloin, kun aineisto on luoteeltaan arkaluonteista tai sisältää henkilötietoja. Aineistosta tulisi olla myös eri paikkoihin tallennetut erilliset työ- ja varmuuskopiot, jotka varmistavat aineiston luotettavuuden ja saatavuuden

Oman organisaation ohjeet ovat toteuttamisratkaisuissa ensisijaiset.

Tietoturva ja tiedonluokittelu

Tietoturva on suunnitelmallista tiedon turvaamista siten, että tieto on saatavilla eikä joudu vääriin käsiin. Tietoturva liittyy siten olennaisesti myös tietosuojaan, jota on käsitelty luvussa 2; tietoturva on yksi tietosuojan toteuttamisen keino. Henkilötietojen ja arkaluonteisten tietojen suojaamisen lisäksi tietoturvasta huolehtiminen turvaa tutkimusaineistojen immateriaalioikeuksia (esim. tekijänoikeus ja patenttioikeus), estää aineistojen väärinkäyttöä ja minimoi tietojen katoamisen tai vahingoittumisen riskejä.

Arkaluonteiset ja luottamukselliset tiedot vaativat turvallisempaa tallennusratkaisua kuin vaikkapa julkista tietoa sisältävät aineistot. Tässä yhteydessä puhutaan tiedonluokittelusta, joka tarkoittaa tietojen saatavuuden, luotettavuuden, tietoturvan sekä salassapidon tai julkisuuden varmistamista. Tiedonluokittelu koskee kaikenlaista aineistoa, ei ainoastaan tutkimusaineistoa. Tiedonluokittelu auttaa tunnistamaan, millaista suojausta käsiteltävä tieto edellyttää, jolloin voidaan myös estää mahdollisesti vahingot.

Itä-Suomen yliopistossa käsiteltävät tietoaineistot jaetaan viiteen luokkaan avoimesta (5W) salaiseen (1R). Näiden lisäksi tietoaineisto voidaan luokitella myös henkilökohtaiseksi. Esimerkiksi erityiset henkilötiedot luokitellaan salaisiksi (1R), anonymisoidut tutkimusaineistot luottamuksellisiksi (3Y) ja julkiset asiakirjat avoimiksi (5W).

Tutkijan on noudatettava ensisijaisesti oman organisaationsa ohjeita tiedonluokitteluun ja tietoaineistojen käsittelyyn. Itä-Suomen yliopiston keskeiset ohjeet löytyvät UEF Intran Tietoturvallisuus-sivulta sekä Tiedonluokittelumalli ja tietoaineistojen käsittelyohjeet -osiosta (edellyttää UEF-tunnuksen).

Tallennus ja varmuuskopiointi tutkimuksen aikana

Tarkoituksenmukainen tallennusratkaisu riippuu aineiston ominaisuuksista, kuten koosta, tyypistä tai tietosisällöstä. Esimerkiksi jos dataa tuotetaan paljon, tarvitaan keskimääräistä enemmän myös tallennustilaa. Tallennustilaa valittaessa on huomioitava, ketkä tarvitsevat pääsyn aineistoon ja mitä sille saa tehdä.

Tarkempia ohjeita UEFin tallennusratkaisujen valintaan löytyy UEF Intran Tiedostojen tallennus ja varmistus -sivulta (edellyttää UEF-tunnuksen). Samalta sivulta löytyvät UEFin tallennuspalveluiden varmuuskopioinnin toteutustavat.

Tiedostojen varmuuskopiointi suojaa tietojen menetykseltä ja on olennainen osa aineistonhallintaa. Vaikka yliopiston järjestelmät ottavat automaattisesti säännöllisiä varmuuskopioita, tutkija on itse vastuussa aineistoista, ei IT-osasto tai organisaatio. Siksi on tärkeää suunnitella varmuuskopioiden ottaminen etukäteen varsinkin siinä vaiheessa, kun aineistoon tehdään merkittäviä muokkauksia.

Yleinen varmuuskopiointiohje 3-2-1 toimii käypänä lähtökohtana myös tutkimusaineistojen kohdalla:

3 kopiota, joista yksi on raakaversio tai sellainen, johon ei tehdä muutoksia
2 tallennusmuotoa
1 kopio fyysisesti erillään muista kopioista.

Tutkimusaineistojen jakaminen ja siirtäminen

Tutkimusaineistojen säilytys voi olla hankalaa, jos aineistoja on siirrettävä eri paikkojen tai yhteistyökumppaneiden välillä tai tutkimusryhmien sisällä. Jos mukana on useita tutkijoita, yhteistyökumppaneiden kanssa laaditaan suunnitelma varmistamaan turvallinen aineistojen siirto osapuolten välillä. Jos siirretään henkilötietoja sisältävää tai muutoin arkaluonteista aineistoa, on erityisen tärkeää, että siirto tapahtuu tietoturvallisesti.

Suurten tiedostojen siirtäminen voi myös olla ongelmallista. Näissä tilanteissa on suositeltavaa ottaa yhteyttä organisaation IT-palveluihin. Edellisessä osiossa mainituista UEF:n ohjeista löytyy tietoa organisaation tallennuspalveluista, joita voidaan käyttää myös ulkoisten yhteistyökumppaneiden kanssa. UEF Intrasta löytyy myös ohjeita tiedostojen salaamiseen ja jakamiseen (edellyttää UEF-tunnuksen).

Käytännön vinkkejä, kun arkaluonteista tutkimusaineistoa siirretään paikasta toiseen:

Jos aineistoa siirretään sähköpostitse, käytetään turvasähköpostia tai aineisto lähetetään salattuna liitetiedostona.
Varmistetaan, että vain nimetyillä vastaanottajilla on pääsy aineistoon.
Henkilötietoja EU:n ja ETA-alueen jäsenmaihin saa siirtää samoilla perusteilla kuin Suomen sisällä, mutta kansainvälisten yhteistyökumppaneiden kanssa on varmistettava kunkin maan erityissäädökset, jotka koskettavat henkilötietojen, arkaluonteisten henkilötietojen tai muun sensitiivisen datan käsittelyä.

Pohdittavaksi

Miten huolehdit tutkimusaineistosi varmuuskopioinnista?
Kenelle ja millä tavalla jaat aineistoasi tutkimuksen aikana?
Miten ja missä säilytät aineistoasi projektin aikana?

Lisätietoa

_{Edellinen: 3. Tutkimusaineiston kuvailu}

_{Seuraavaksi: 5. Tutkimuksen jälkeen}

_(2026-07)