Datan säilyttäminen tutkimuksen aikana ja jälkeen

Aineiston säilytys tutkimuksen aikana ja sen jälkeen

Tutkimusaineistoja on säilytettävä turvallisesti sekä tutkimushankkeen aikana että tietyn ajan sen päätyttyä. Tutkijoiden vastuulla on varmistaa, että tutkimusaineistot tallennetaan asianmukaisesti ja suojaustasojen edellyttämällä tavalla. Aineistojen säilyttämiskäytännöissä tutkimuksen päätyttyä voi olla eroja tieteenalojen välillä. Jos tutkimusdataa ei ole tarkoitus jakaa tai säilyttää pidempään, ne on hävitettävä asianmukaisesti tietyn ajan kuluttua. Myös nämä toimenpiteet ovat osa hyvää tieteellistä käytäntöä ja hyvää aineistonhallintaa.

Aineiston säilytys tutkimuksen aikana

Tutkimushankkeen aikana yleensä projektin jäsenet ovat vastuussa datan ylläpidosta ja turvallisesta säilyttämisestä. Jokaisen tutkijan tulisi olla tietoinen oman organisaationsa datan säilyttämiseen ja tietoturvaan liittyvistä ohjeistuksista.

Tutustu huolellisesti UEF:n datan tallentamisen ohjeisiin:

Yksityisyyden suojasta ja tietoturvasta huolehtiminen ovat tärkeitä immateriaalioikeuksien turvaamiseksi, henkilöietojen tai arkaluontoisten tietojen suojaamiseksi sekä ulkopuolisten käyttäjien ja tietojen väärinkäytön estämiseksi. Huolehtimalla tietoturvasta minimoit myös tietojen katoamisen ja vahingoittumisen riskejä. Selvitä tutkimushankkeen alussa, millaisia ​​säilytysratkaisuja organisaatiossasi on saatavilla. Selvitä, sisältääkö datasi arkaluonteisia tietoja, henkilötietoja, poliittisesti arkaluonteisia tietoja tai liikesalaisuuksia. Jos datasi sisältää edellä mainittuja tietoja, valitse arkaluonteisille aineistoillesi niille soveltuvat tallennusratkaisut. Mikäli tuotat paljon dataa, saatat tarvita ylimääräistä tallennustilaa. Pohdi myös, ketkä tarvitsevat pääsyn aineistoihisi ja mitä heillä on oikeus tehdä niille. Valitse sitten aineistoillesi sopiva tallennusvaihtoehto.

Tiedostojen varmuuskopiointi suojaa tietojen menetykseltä ja on olennainen osa aineistonhallintaa. Selitä aineistonhallintasuunnitelmassa, miten huolehdit varmuuskopioinnista, tapahtuuko varmuuskopiointi automaattisesti vai manuaalisesti (eli teetkö sen itse). Muista, että olet itse vastuussa aineistoistasi, ei IT-osasto tai organisaatio. Siksi on erittäin tärkeää, että suunnittelet aineistojen tallentamisen huolella ja sinulla on selkeä varmuuskopiointistrategia.

Aineistojen säilytys voi olla haastavaa, jos aineistoja on siirrettävä eri paikkojen tai yhteistyökumppaneiden välillä tai tutkimusryhmien sisällä. Jos mukana on useita tutkijoita, luo suunnitelma yhteistyökumppaneidesi kanssa ja varmista turvallinen aineistojen siirto osapuolten välillä. UEF:n ohjeista löydät tietoa organisaation tallennuspalveluista, joita voidaan käyttää myös ulkoisten yhteistyökumppaneiden kanssa. Suurten tiedostojen siirtäminen voi myös olla ongelmallista. Näissä tilanteissa on suositeltavaa ottaa yhteyttä organisaation IT-palveluihin.

Aineiston säilytys tutkimuksen jälkeen 

Tutkimuksen jälkeen tutkimusaineisto tulee säilyttää vähintään määräajan, jotta tutkimuksen todentaminen on tarvittaessa mahdollista. Sopiva säilytysaika ja -paikka riippuu useista seikoista. Lue nämä UEF ohjeet tutkimusaineistojen säilytykseen tutkimuksen jälkeen, ne voivat auttaa sinua määrittelemään omalle aineistollesi sopivan säilytysajan.

Suunnitellessa aineiston säilytysaikaa on hyvä pohtia voiko aineistoa uudelleenkäyttää tai onko joitakin muita syitä, miksi aineistoa tulisi säilyttää pidempi aika tutkimuksen jälkeen. On suositeltavaa, että tutkimusaineisto jaetaan avoimesti uudelleenkäytettävästi aina kun se on mahdollista. Jos tutkimusaineisto sisältää henkilötietoa, tietosuojaohjeistuksia tulee noudattaa. Henkilötietoa voidaan säilyttää vain sen aikaa, kun se on tutkimuksen kannalta tarpeen. Sen jälkeen aineisto tulee joko tuhota tai anonymisoida eli poistaa henkilötiedot.

Tutkimusdatan suunnitelmallinen tuhoaminen on olennainen osa turvallista aineistonhallintaa. Esimerkiksi kovalevyiltä pelkkä tiedoston poistaminen ei aina poista tiedostoa kokonaan. Joskus on tarpeen päällekirjoittaa tiedosto, että varmistetaan tiedon pysyvä poisto. Organisaatiosi IT-palvelut voivat auttaa tällaisissa tilanteissa.

Tutkimusdatan säilyminen ja uudelleenkäytettävyys voidaan varmistaa tallentamalla se tutkimuksen jälkeen avoimesti saataville datarepositorioon tai arkistoon. Varsinaisen aineiston lisäksi sen sisältöä ja teknisiä ominaisuuksia kuvaileva tieto eli metadata on tarpeen, jotta aineisto voidaan löytää ja sitä voidaan hyödyntää.

Turvallisin vaihtoehto taata datan pitkäaikainen säilytys on muuttaa data tiedostomuotoon, jota useimmat ohjelmat pystyvät käsittelemään. Tämä tarkoittaa usein avoimia tiedostomuotoja.  Analysointivaiheessa tutkijoiden kannattaa käyttää siihen parhaiten sopivia tiedostomuotoja ja ohjelmia, mutta kun analyysit on tehty ja dataa valmistellaan säilytykseen, kannattaa harkita datan muuttamista standardimuotoiseen, pitkään kestävään tiedostomuotoon. Lisää ohjeita sopivan tiedostomuodon valintaan löytyy Tietoarkiston Aineistonhallinnan käsikirjasta, Tiedostoformaatit ja ohjelmistot.

(8/2021)