4. Tutkimusaineiston tallennus, varmuuskopiointi ja jakaminen tutkimuksen aikana

Tietoturva on suunnitelmallista tiedon turvaamista siten, että tieto on saatavilla eikä joudu vääriin käsiin. Toinen keskeinen käsite tutkimusaineistojen hallinnassa on tietosuoja, jolla viitataan henkilötietojen suojaan. Tietoturva voidaan nähdä yhtenä tietosuojan toteuttamisen keinona, kuten tietosuojavaltuutetun sivustolla todetaan. 

Henkilötietojen ja arkaluonteisten tietojen suojaamisen lisäksi tietoturvasta huolehtiminen turvaa tutkimusaineistojen immateriaalioikeuksia (esim. tekijänoikeus ja patenttioikeus), estää niiden väärinkäyttöä ja minimoi tietojen katoamisen tai vahingoittumisen riskejä. 

Jokaisen tutkijan tulisi olla tietoinen oman organisaationsa datan säilyttämiseen ja tietoturvaan liittyvistä ohjeistuksista ja organisaation tarjoamista tallennusratkaisuista. Itä-Suomen yliopiston ohjeet löytyvät sisäisiltä Heimo-sivustoilta (edellyttää UEF-tunnuksen): 

• Tutkimusdatan tutkimuksenaikainen hallinta (UEFin tutkimuksen IT-palveluiden ylläpitämä ohjeistus 
• Tietoaineistojen suojaus- ja käsittelyohjeet (sivustolla linkitys myös UEFin tietosuojaohjeistuksiin)
  

Tarkoituksenmukainen tallennusratkaisu riippuu aineiston ominaisuuksista, kuten koosta, tyypistä sekä tietosisällön mahdollisesta arkaluonteisuudesta tai luottamuksellisuudesta. Arkaluonteiset ja luottamukselliset tiedot vaativat turvallisempaa tallennusratkaisua kuin vaikkapa julkista tietoa sisältävät aineistot. Itä-Suomen yliopistossa käsiteltävät tietoaineistot jaetaan kolmeen eri tasoon (korkea suojaustaso, perussuojaustaso sekä julkiset tiedot), mikä vaikuttaa siihen missä aineistoa voi säilyttää ja kuinka se täytyy suojata. 

Jos dataa tuotetaan paljon, tarvitaan keskimääräistä enemmän myös tallennustilaa. Tallennustilaa valittaessa on myös huomioitava, ketkä tarvitsevat pääsyn aineistoon ja mitä sille saa tehdä.  

Tiedostojen varmuuskopiointi suojaa tietojen menetykseltä ja on olennainen osa aineistonhallintaa. Vaikka yliopiston järjestelmät ottavat automaattisesti säännöllisiä varmuuskopioita, tutkija on itse vastuussa aineistoista, ei IT-osasto tai organisaatio. Siksi on tärkeää suunnitella varmuuskopioiden ottaminen etukäteen varsinkin siinä vaiheessa, kun aineistoon tehdään merkittäviä muokkauksia. 

Tutkimusaineistojen säilytys voi olla hankalaa, jos aineistoja on siirrettävä eri paikkojen tai yhteistyökumppaneiden välillä tai tutkimusryhmien sisällä. Jos mukana on useita tutkijoita, yhteistyökumppaneiden kanssa laaditaan suunnitelma varmistamaan turvallinen aineistojen siirto osapuolten välillä. Jos siirretään henkilötietoja sisältävää tai muutoin arkaluonteista aineistoa, on erityisen tärkeää, että siirto tapahtuu tietoturvallisesti. 

Suurten tiedostojen siirtäminen voi myös olla ongelmallista. Näissä tilanteissa on suositeltavaa ottaa yhteyttä organisaation IT-palveluihin. Edellisessä osiossa mainituista UEF:n ohjeista löytyy tietoa organisaation tallennuspalveluista, joita voidaan käyttää myös ulkoisten yhteistyökumppaneiden kanssa. 

Käytännön vinkkejä, kun arkaluonteista tutkimusaineistoa siirretään paikasta toiseen 

• Jos aineistoa siirretään sähköpostitse, käytetään turvasähköpostia tai aineisto lähetetään salattuna liitetiedostona. 

• Varmistetaan, että vain nimetyillä vastaanottajilla on pääsy aineistoon. 
• Henkilötietoja EU:n ja ETA-alueen jäsenmaihin saa siirtää samoilla perusteilla kuin Suomen sisällä, mutta kansainvälisten yhteistyökumppaneiden kanssa on varmistettava kunkin maan erityissäädökset, jotka koskettavat henkilötietojen, arkaluonteisten henkilötietojen tai muun sensitiivisen datan käsittelyä. 

Tiedostoformaatit ja ohjelmistot (Aineistonhallinnan käsikirja, Tietoarkisto)