6. Aineistonhallintasuunnitelma (DMP)
Tässä oppimateriaalissa käsitellyt asiat kerrotaan kootusti aineistonhallintasuunnitelmassa, johon viitataan usein lyhenteellä DMP (Data Management Plan). Siinä kuvaillaan tutkimusaineistojen koko elinkaari eli se, mistä tutkimusaineisto on peräisin ja mitä aineistolle tehdään tutkimuksen eri vaiheissa.
Aineistonhallintasuunnitelma täydentää tutkimussuunnitelmaa ja laaditaan ennen projektin alkua. Sen sisältöä päivitetään sitä mukaa, kun asiat tarkentuvat tai muuttuvat tutkimuksen edetessä. Aineistonhallintasuunnitelmassa keskitytään tutkimusaineiston hallinnollisiin ja teknisiin seikkoihin sekä aineiston avaamisen tapoihin ja mahdollisuuksiin. Tutkimussuunnitelmassa puolestaan kerrotaan aineistosta tutkimuskysymyksen ja -aseteleman näkökulmasta ja suunnitellaan tutkimustulosten julkaiseminen.
Aineistonhallintasuunnitelma ohjaa tutkijaa suunnittelemaan tutkimuksen arkista työtä ja aineiston käsittelyä koko tutkimusprojektin ajan.
Tutkimusaineistojen hallinta ja aineistonhallintasuunnitelman laatiminen kuuluvat hyvään tieteelliseen käytäntöön. Ne auttavat säästämään aikaa ja rahaa.
Etukäteen laadittu aineistonhallintasuunnitelma
- vähentää aineistojen häviämisen tai tuhoutumisen riskiä
- auttaa ennakoimaan ja hallitsemaan omistajuuteen ja käyttöoikeuksiin liittyviä yksityiskohtia
- ohjaa noudattamaan FAIR-periaatteita (Findable, Accessible, Interoperable ja Reusable)
- lisää FAIR-toimenpiteiden kautta tutkimusaineistojen uudelleenkäyttöä ja tutkimusprojektin näkyvyyttä
- auttaa seuraamaan rahoittajien linjauksia
- kertoo osaltaan myös tutkimusprojektin johtajan osaamisesta ja auttaa arvioimaan projektin organisoimisen laatua.
Usein tutkimusrahoittajat ja -organisaatiot edellyttävät tai vähintäänkin suosittelevat aineistonhallintasuunnitelman tekemistä. Rahoittajan ja organisaation ohjeet pitääkin muistaa tarkistaa aineistonhallintasuunnitelmaa laadittaessa (esim. Itä-Suomen yliopiston avoimen tieteen ja tutkimuksen linjaus).
Aineistonhallintasuunnitelman sisältö
Aineistonhallintasuunnitelman sisältö ja rakenne voivat vaihdella esimerkiksi rahoittajan vaatimusten ja ohjeiden mukaan. Suomessa käytetään usein mallipohjaa, joka koostuu kuudesta osiosta (DMP 1 – DMP 6).
Aineistonhallintasuunnitelman yleiskuvauksessa kerrotaan, mitä tutkimusaineistoja tuotetaan, kerätään, käsitellään ja käytetään uudelleen tutkimuksen aikana, kuinka paljon tallennustilaa se vaatii ja missä muodossa aineisto on.
Tutkimusaineistot voivat olla esimerkiksi tekstiä, kuvia, äänitteitä, videotallenteita, numeerista dataa, lähdekoodeja tai ohjelmistoja. On tärkeää pitää mielessä, että kaikessa tutkimuksessa on aineistoa, vaikka sellaista ei kerättäisi alusta asti itse esimerkiksi mittalaittein tai kyselyin.
Aineiston luokittelu
Aineiston yleiskuvaus on tiivis, ja sen voi kertoa lista- tai taulukkomuodossa. Aineistoa voi luokitella esimerkiksi näin:
- uusi kerättävä aineisto (esim. haastattelut, mittaukset)
- tutkimusta varten koottava aineisto (esim. arkistoaineistot, media-aineistot)
- olemassa oleva aineisto, jota käytetään tutkimuksessa (esim. muussa tutkimuksessa tuotettu kysely- tai mittausaineisto, jota käytetään uudelleen)
- tutkimusprojektin tuloksena syntyvä aineisto (esim. analyysit, koodit, tietokannat, luettelot)
- hallinnollinen aineisto (esim. sopimukset, tutkimusluvat, aineistonhallintasuunnitelma)
- tutkimuksen dokumentaatio ja kuvailuaineisto (esim. laboratoriopäiväkirja, muistiinpanot).
Tiedostomuoto
Tutkimuksessa suositellaan käytettäväksi avoimia ja tieteellisessä yhteisössä tunnettuja tiedostomuotoja, jotta aineisto on mahdollisimman hyvin käytettävissä myös tulevaisuudessa.
Koko: tallennustilan tarve
Aineiston koko arvioidaan tiedoston tavumääränä (Kt/KB, Mt/MB, Gt/GB, Tt/TB). Arvio tarvitaan riittävän tallennustilan varmistamiseksi. Aineistonhallintasuunnitelmassa aineiston koko ei siis tarkoita esimerkiksi haastateltavien tai muuttujien lukumäärää, mikä kerrotaan tutkimussuunnitelmassa.
Laatu: riskiarvio
Yleiskuvauksessa kerrotaan myös, miten aineiston yhtenäisyys ja laatu varmistetaan. Siinä vastataan kysymykseen, miten tutkimusaineisto pysyy virheettömänä koko sen elinkaaren ajan, niin että sen tietosisältö ei muutu, kun tutkimusaineistoa kopioidaan, siirretään (tiedosto)muodosta toiseen, analysoidaan tai käsitellään jollain tavoin.
Käytännön vinkkejä
- Kerää tutkimusaineistosi yleiskuvaus tiiviiksi taulukoksi.
- Viittaa muualla aineistonhallintasuunnitelmassa taulukon numerointiin.
Aineistonhallintasuunnitelmassa selvitetään, mitä eettisiä ja oikeudellisia seikkoja tutkimusaineiston käsittelyyn liittyy: miten, kuka ja missä tarkoituksessa aineistoa voi tai saa kerätä, käsitellä, jakaa ja säilyttää. Omaan aineistoon liittyvä lainsäädäntö ja eettinen ohjeistus todetaan ja näistä johtuvat aineistonhallinnan toimenpiteet kuvataan tiiviisti.
Henkilötieto
Jos tutkimuksessa käsitellään henkilötietoja, mm. seuraavat asiat on kerrottava aineistonhallintasuunnitelmassa (ks. myös oppimateriaalin luku 2):
- millaisia henkilötietoja kerätään
- sisältyykö aineistoon erityisiä henkilötietoryhmiä eli arkaluonteista tietoa
- tarvitseeko tutkimus eettistä ennakkoarviointia
- miten tutkittavien yksityisyys suojataan
- onko kyseessä pseudonymisoitu vai anonymisoitu henkilötieto
- miten aineisto pseudonymisoidaan tai anonymisoidaan
- miten tutkimukseen osallistuvat saavat tietoa henkilötietojen käsittelystä (tutkittavien informointi).
Muu kuin henkilötieto
Muutkin kuin henkilötietoa sisältävät aineistot edellyttävät aineistonhallintasuunnitelmaan kuuluvan eettisten ja oikeudellisten näkökulmien pohdinnan. Ympäristöön ja luontoon liittyvät aineistot saattavat sisältää luottamuksellista tai salassa pidettävää tietoa, esimerkiksi uhanalaisuuden, bioturvallisuuden tai liikesalaisuuksien takia.
Tutkimusturvallisuuteen ja tekoälyyn liittyvät eettiset ja oikeudelliset seikat käsitellään nekin aineistonhallintasuunnitelmassa.
Immateriaalioikeudet, sopimukset
Aineistonhallintasuunnitelmassa on huomioitava aineistoon liittyvät immateriaalioikeudet (IPR), kuten tekijänoikeudet tai patentit ja keksinnöt. Tutkimukseen osallistuville voi esimerkiksi syntyä tekijänoikeuksia tuottamiinsa piirroksiin, tekstiin tai muuhun tuotokseen.
Mahdolliset sopimukset, tutkimusluvat ja käyttöoikeudet kerrotaan kaikesta tutkimusprojektin aineistosta.
Käytännön vinkkejä
- Tarkista tekijänoikeutta, omistajuutta ja käyttö- ja jakeluoikeuksia koskevat periaatteet ja ohjeet omasta organisaatiosta.
- Sovi kerätyn tai tuotetun aineiston käyttöoikeuksista ja omistajuudesta mahdollisten yhteistyökumppaneiden kanssa.
- Tarkista rahoittajan linjaukset.
- Tarkista, että luvat aineiston säilyttämiseen ja jakamiseen ovat kunnossa.
Aineistonhallintasuunnitelmassa kerrotaan periaatteet, tavat ja välineet, joiden avulla tutkimusaineistoa kuvaillaan ja sen käsittelyä dokumentoidaan. Kuvailun ja dokumentoinnin tavoite on pitää aineisto käyttökelpoisena ja ymmärrettävänä tutkimuksen aikana ja myös sen jälkeen, silloin kun aineistoa voidaan käyttää uudelleen.
Kuvailu ja dokumentointi ovat myös osa aineiston laadunvarmistusta, joka kerrotaan aineistonhallintasuunnitelman kohdassa 1.2. Näiden DMP-kohtien sisällöt menevätkin helposti osin päällekkäin.
Metatiedoilla on keskeinen rooli FAIR-periaatteiden toteuttamisessa. Tästä syystä aineistonhallintasuunnitelman mallipohjan ohjeessa metadata ja FAIR-periaatteet niputetaan saman otsikon alle. Aineistonhallintasuunnitelmassa ei kuitenkaan ole tarkoitus toistaa, mitä FAIR-periaatteet ovat vaan kertoa, millä tavoin tässä tutkimuksessa tutkimusaineistosta voi tehdä löydettävää, saavutettavaa, yhteentoimivaa ja uudelleenkäytettävää.
Käytännön vinkkejä
- Suunnittele ennen aineiston keruuta, miten aineisto järjestetään projektin aikana (esim. kansiorakenne, nimeämiskäytänteet, versionhallinta)
- Kerro kaikki tavat, kuten tiedostot, työkalut ja alustat, joilla dokumentoit aineiston käsittelyn ja kuvailet sen tietosisältöä (esim. README-tiedosto, koodikirja, (laboratorio)päiväkirja, muistiinpanot, käytetyt termit, vakiintuneet sanastot)
- Mainitse laitteet ja välineet, jotka tuottavat standardimuotoista metatietoa.
- Huolehdi yleisten kuvailutietojen kokoaminen (esim. aineiston nimi, tekijä, jne.)
- Kerro mahdollisen tieteenala- tai aineistotyyppikohtaisen metatietostandardin hyödyntäminen.
Aineistonhallintasuunnitelmassa kerrotaan miten aineistojen kerääminen, säilyttäminen ja varmuuskopiointi aiotaan järjestää tutkimuksen aikana; tutkimuksenjälkeinen säilyttäminen kuuluu aineistonhallintasuunnitelman osioon 5.
Tässä aineistonhallintasuunnitelman kohdassa kuvataan, minne aineisto tallennetaan, miten se varmuuskopioidaan, kuka valvoo pääsyä aineistoon ja miten pääsyä aineistoon valvotaan tutkimuksen aikana. Jos mukana on useita tahoja, on suunniteltava, miten tietojen turvallinen siirto varmistetaan tutkimusryhmän sisällä tai yhteistyökumppaneiden välillä. Kyse on toisin sanoen tietoturvan toteuttamisesta.
Tietoturvasta huolehtiminen on äärimmäisen tärkeää ja säilytysratkaisun on oltava riittävästi suojattu etenkin silloin, kun aineisto sisältää esim. erityisiä henkilötietoryhmiä, poliittisesti arkaluonteisia tietoja tai liikesalaisuuksia.
Käytännön vinkkejä
- Tarkista ja määrittele aineistollesi tietoluokka organisaation ohjeiden mukaan. Se auttaa sopivan tallennusratkaisun valinnassa.
- Suosi oman organisaation tai muun luotettavan IT-ratkaisuja tarjoavan ja ylläpitämän organisaation (kuten CSC) tietoturvallista tallennusratkaisua.
- Älä käytä ulkoisia kovalevyjä tai muistitikkuja pääasiallisena säilytysratkaisuna.
- Noudata organisaatiosi vaatimuksia aineiston turvalliseen tallentamiseen.
Aineistonhallintasuunnitelmassa kerrotaan, mikä osa aineistosta voidaan asettaa avoimesti saataville, julkaista tai arkistoida pysyvästi. Jos aineistosta julkaistaan ainoastaan metatiedot, tässä aineistonhallintasuunnitelman kohdassa perustellaan, miksi tähän ratkaisuun on päädytty.
On myös tärkeää kuvata, missä ja milloin tutkimusaineisto tai siihen liittyvät metatiedot julkaistaan, avataan tai arkistoidaan. Tutkimuksen alkuvaiheessa julkaisu- tai avaamispaikka ei välttämättä ole vielä tiedossa, minkä voi hyvin todeta aineistonhallintasuunnitelmassa.
Aineistonhallintasuunnitelmassa huomioidaan myös, miten pitkään määräaikaisesti säilytettävä aineisto säilytetään ja milloin aineisto tai osa siitä tuhotaan tai poistetaan.
Käytännön vinkkejä
- Jos aineistosi sisältää henkilötietoa, tarkista, miten tutkittavia on informoitu aineiston käytöstä.
- Huomioi aineiston jatkokäyttöön liittyvät mahdolliset riskit (ml. tutkimusturvallisuus, tekoälynäkökulma).
- Tarkista alakohtaiset, kansalliset tai rahoittajan suositukset, kun valitset aineistolle sopivaa avaamis-, julkaisu- tai arkistointipaikkaa.
- Käytä palvelua (datarepositorio, arkisto), joka on erikoistunut tutkimusdatan säilyttämiseen ja myöntää pysyvän tunnisteen.
Aineistonhallintasuunnitelmassa kerrotaan lyhyesti, kuka (esim. nimi, tehtävä ja laitos) vastaa aineistonhallinnasta tutkimusprojektin aikana ja aineistosta tutkimusprojektin päättyessä. Vastuuta aineistonhallinasta voi olla esimerkiksi yksittäisellä tutkijalla, tutkimusryhmällä tai yhteistyökumppaneilla.
Tässä kohdassa arvioidaan myös aineistonhallintaan tarvittavat resurssit (esim. kulut, työmäärä ja aika) eli mitä resursseja aineistonhallintasuunnitelmassa kuvattujen toimenpiteiden toteuttaminen edellyttää.
Aineistonhallinnan suunnittelussa ohjeistetaan pitämään mielessä avoimen tieteen ja FAIR-periaatteiden noudattaminen. Siitä syystä on tärkeää kuvata, mitä resursseja tarvitaan, jotta aineisto voidaan avata ja säilyttää FAIR-periaatteiden mukaan. FAIR-periaatteita tukevia toimenpiteitä ei luetella.
Voit arvioida aineistonhallinnan edellyttämiä kustannuksia esimerkiksi näiden ohjeiden ja työkalujen avulla:
- Costs of data management (Utrecht University)
- Data management costing tool (TU Delft)
Käytännön vinkkejä
- Yhteistyöhankkeissa kuvaa kumppaneiden aineistonhallinnan vastuut.
- Kerro, kuka vastaa aineistonhallintasuunnitelman laatimisesta ja päivittämisestä.
- Huomioi perehdytys aineistonhallintataitoihin tutkimusryhmässä.
- Tarkista, miten rahoittaja edellyttää erittelemään aineistonhallinnan kustannukset.
DMPTuuli on työkalu, joka auttaa suomalaisten tutkimusorganisaatioiden tutkijoita kirjoittamaan aineistonhallintasuunnitelmia. Se ohjaa pohtimaan kaikkia tarpeellisia aineistonhallinnan kysymyksiä. DMPTuulin käyttö edellyttää tilin luomista tai kirjautumista oman tutkimusorganisaation tunnuksilla (HAKA).
DMPTuulissa voi työstää aineistonhallintasuunnitelmaa yhteistyökumppaneiden kanssa ja valmis suunnitelma voidaan liittää esimerkiksi rahoitushakemukseen vaaditussa muodossa (esim. docx, pdf).
DMPTuulista löytyy DMP-esimerkkejä sekä yleisiä ja rahoittaja- tai organisaatiokohtaisia ohjeita (esim. Suomen Akatemia, Euroopan komissio, UEF), joista voi valita itselle tarpeelliset ohjeet ennen kuin ryhtyy kirjoittamaan aineistonhallintasuunnitelmaa DMPTuulissa.
Kansallinen DMP-ohje ja arkaluonteisia ja luottamuksellisia tutkimustietoja koskeva lisäohje löytyvät myös DMPTuulista. Saatavilla on muitakin DMP-työkaluja, joita käytetään myös kansainvälisesti. Tällaisia ovat esimerkiksi
- DMPOnline (Digital Curation Center, DCC, Iso-Britannia)
- Research Data Management support (Utrecht University)
- Data Stewardship Wizard
- Argos (OpenAIRE, EUDAT).
- UEFin ohjeita tutkimusaineistojen hallintaan löytyy tämän oppimateriaalin lisäksi UEF Datatuen ja UEF Kirjaston sivustoilta.
- Tutustu kansalliseen DMP-ohjeeseen.
- Selvitä rahoittajan ja organisaation vaatimukset, suositukset ja ohjeet aineistonhallintaan.
- Pyri tiiviiseen, selkeään mutta samalla kattavaan kuvaukseen, miten käsittelet tutkimusaineistojasi teknisesti ja hallinnollisesti.
- Huomioi kaikki kysymykset, vaikka ne eivät koske sinun tutkimusaineistojasi.
- Vältä päällekkäisyyttä tutkimussuunnitelman kanssa. Päällekkäisyyksien välttämiseksi kannattaa viitata aineistonhallintasuunnitelmassa tutkimussuunnitelmaan ja päinvastoin.
- Muista, että aineistonhallintasuunnitelmaa ei ole hallinnollinen tehtävä, jossa vakiomuotoista tekstiä kopioidaan mallipohjiin ilman, että toimenpiteitä on tarkoitus toteuttaa.
- Jos jokin asia on vielä ratkaisematta tai vasta ideoinnin asteella, sekin kannattaa kirjoittaa
(2026-06)
Edellinen: 5. Tutkimuksen jälkeen
Maalissa!