Hakukentät

Tietokannassa yksittäinen, julkaisun sisältöä kuvaava tietue (ks. Kirjastosanasto: tietue) koostuu kentistä. Julkaisutietokantoihin tallennetaan tietoja sekä julkaisun aiheesta, että siitä, missä ja milloin julkaisu on ilmestynyt. Tuttuja esimerkkejä tietueen kentistä ovat julkaisun otsikko, avainsanat, tiivistelmä, kirjoittajat ja julkaisuajankohta.

Otsikko- ja asiasanakentistä saadaan tarkimmat hakutulokset

Otsikko- ja Asiasanakentistä (Title & subject) hakeminen aiheenmukaisessa haussa antaa kaikista tarkimman tuloksen. Kumpikin kenttä sisältää sanoja, jotka ovat keskeisiä myös julkaisun sisällössä. On kuitenkin huomioitava, että kaikkia, esimerkiksi tuoreimpia julkaisuja ei välttämättä ole vielä kuvailtu asiasanoilla.

Hakusanojen kohdistaminen otsikko- ja asiasanakenttiin on erityisen hyödyllistä silloin, kun haussa muutoin tulee paljon ja/tai epätarkkoja tuloksia. Joitakin käyttökelpoisiakin julkaisuja voi toisaalta jäädä löytymättä, jos kenttä on rajattu näin tarkasti. Erilaisia hakukenttärajausvaihtoehtoja kannattaa kokeilla ja siten etsiä omaan hakuaiheeseen parhaiten soveltuva rajaus, esimerkiksi otsikkokenttärajaus voi olla joskus liian rajaava.

Hakusanoina voi käyttää mitä tahansa sanoja, jotka kuvaavat aihetta. Hakua voi tarkentaa käyttämällä asiasanoja.

Rajaus asiasanaan / asiasanahaku kohdentaa hakua, parantaa usein relevanssia ja aiheen osuvuutta, mutta pienentää hakutulosta.

Tiivistelmistä hakeminen voi vaatia haun tarkentamista

Tiivistelmässä (Abstract) on paljon sanoja, joten tiivistelmässä esiintyvä hakusana voi olla keskeinen koko sisällön kannalta tai sitten ei – paljon riippuu hakuaiheesta. Sopivan kirjallisuuden löytäminen voi toisinaan vaatia useita, hakua tarkentavia hakusanoja. Joskus taas haku nappaa yhdellä spesifillä hakusanalla hyvän julkaisun kiinni abstraktista. 

Kokotekstistä hakeminen sopii harvinaisempiin hakuaiheisiin

Kokotekstistä tai julkaisun kaikista tiedoista (FullText tai All Fields) hakeminen on tarpeellista ainakin silloin, kun hakuaihe (ja hakusana) on hyvin harvinainen. Jos harvinaisella hakusanalla ei löydy aineistoa esimerkiksi otsikko- ja asiasanakenttiin rajatulla haulla, samaa hakua voi kokeilla laajentaa kokotekstiin.