Hakukentät
Tietokannassa yksittäinen, julkaisun sisältöä kuvaava tietue koostuu kentistä. Julkaisutietokantoihin tallennetaan tietoja sekä julkaisun aiheesta, että siitä, missä ja milloin julkaisu on ilmestynyt. Haettavat kentät ovat erilaisia eri tietokannoissa tai hakukoneissa. Tutuimpia ovat julkaisun otsikko, avainsanat tai asiasanat, tiivistelmä/abstrakti, kirjoittajat ja julkaisuajankohta.
Sanahaku tai vapaasanahaku kohdistuu kaikkiin haettaviin kenttiin yhtä aikaa. Se on hyvä tapa aloittaa ja muokata ja rajata hakua tarvittaessa sen jälkeen, jos tulos vaikuttaa liian suurelta tai epärelevantilta.
Otsikko- ja asiasanakentistä saadaan tarkimmat hakutulokset
Otsikko- ja asiasanakentistä (Title & subject) hakeminen aiheenmukaisessa haussa antaa kaikista tarkimman tuloksen. Kumpikin kenttä sisältää sanoja, jotka ovat keskeisiä myös julkaisun sisällössä. Huomaa, että kaikkia, esimerkiksi tuoreimpia julkaisuja ei välttämättä ole vielä kuvailtu asiasanoilla.
Hakusanojen kohdistaminen otsikko- ja asiasanakenttiin on erityisen hyödyllistä silloin, kun haussa muutoin tulee paljon ja/tai epätarkkoja tuloksia. Joitakin käyttökelpoisiakin julkaisuja voi toisaalta jäädä löytymättä, otsikkoon rajaaminen voi tuoda turhan suppean hakutuloksen.
Erilaisia hakukentän rajausvaihtoehtoja kannattaa kokeilla ja siten etsiä omaan hakuaiheeseen parhaiten soveltuva rajaus.
Hakusanoina voi käyttää mitä tahansa sanoja, jotka kuvaavat aihetta. Hakua voi tarkentaa käyttämällä asiasanoja.
Asiasana:
- kertoo lyhyesti julkaisun sisällöstä
- on aina samanmuotoinen
- kattaa useita vaihtoehtoisia, samaa tarkoittavia sanoja
Rajaus asiasanaan eli asiasanahaku kohdentaa hakua, parantaa usein relevanssia ja aiheen osuvuutta, mutta pienentää sekin hakutulosta.
Tiivistelmistä hakeminen voi vaatia haun tarkentamista
Tiivistelmässä (Abstract) on paljon sanoja, joten tiivistelmässä esiintyvä hakusana voi olla keskeinen koko sisällön kannalta tai sitten ei – paljon riippuu hakuaiheesta. Sopivan kirjallisuuden löytäminen voi toisinaan vaatia useita, hakua tarkentavia hakusanoja. Joskus taas haku nappaa yhdellä spesifillä hakusanalla hyvän julkaisun kiinni abstraktista.
Kokotekstistä hakeminen sopii harvinaisempiin hakuaiheisiin
Kokotekstistä tai julkaisun kaikista tiedoista (FullText tai All Fields) hakeminen on tarpeellista ainakin silloin, kun hakuaihe (ja hakusana) on hyvin harvinainen. Jos harvinaisella hakusanalla ei löydy aineistoa esimerkiksi otsikko- ja asiasanakenttiin rajatulla haulla, samaa hakua voi kokeilla laajentaa kokotekstiin.
