Tähän on olemassa parempiakin keinoja kuin täysi Inbox!
Kokeile Outlookin Päivitäinen tehtäväluettelo -toimintoa, joka löytyy löytyy Näytä-välilehdeltä. Näin saat näkyville jokaisen päivän alle päiväkohtaiset tehtävät.
Muuta saapuneita tai lähetettyjä viestejä tehtäviksi tähän tehtäväluetteloon liputtamalla niitä Seuranta-kohdassa. Täällä voit valita, milloin kyseinen tehtävä eli viesti pitäisi hoitaa – tänään, huomenna vai kenties ensi viikolla. Kun tehtävä on tehty, voit kuitata sen tehdyksi – done!
Voit viedä viestejä myös suoraan kalenteriin kalenteritapahtumiksi. Raahaa sähköposti kalenterin päälle. Viestistä luodaan kopio kalenterimerkinnäksi, jossa voit määritellä tarkemman ajan. Esimerkiksi kun saat viestin jostain tapahtumasta, johon osallistut, raahaa viesti kalenterin päälle ja määrittele aika. Näin tapahtuma on suoraan kalenterissasi ja sisältää myös viestin sisällön esimerkiksi ohjelman ja etäosallistumisen linkin – näppärää!
Kiinostuitko? Opiskele enemmän ajanhallinnasta WistecOnlinen Ajanhallinnan Kung Fu –verkkokoulutuksessa. Jos WistecOnline ei ole sinulle vielä tuttu, lue lisää Heimosta (vaatii UEF-kirjautumisen).
P.S. Voit tehdä WistecOnline-sivustolla testejä perusaiheiden osaamisessa. Yhtenä testinä on Sujuuko Outlookin käyttö.
Tuleeko sinulle säännöllisesti viestejä, jotka ovat vaarassa hukkua Outlookin Inboxiin, mutta joihin sinun olisi hyvä reagoida mahdollisimman nopeasti tai säännöllisesti tiettynä aikana?
Oletko kokeillut näiden viestien hallintaan sääntöjen luomista? Sääntöjen avulla voit siirtää viestit tietyn lähettäjän tai tietyn aiheen peruteella suoraan toiseen kansioon, josta ne on helposti poimittaessa.
Alla on esimerkki minun viidestä tällaisesta ”sääntökansiosta”
Sähköpostikansioita Outlookissa
MOODLE: OSA 2 ja OSA 1–kansiohin olen ohjannut Moodlesta opiskelijoiden tiettyjen tehtävien palautukset, joihin minun täytyy reagoida nopeasti. Kansioon saapuneiden lukemattomien viestien määrästä näen heti, että osan 2 Moodlessa on 2 tehtävää, jotka odottavat hyväksymistä.
OPETUSAPTEEKKILUPA-kansioon olen ohjannut viestit, jotka tulevat minulle Flow-toiminnon kautta. Tällä hetkellä minulla ei ole yhtään odottavaa käynnistettävää lupaprosessia.
OPETUUTOROINTI-kansioon olen ohjannut Bookings-ohjelman kautta tulevat varausilmoitukset. Yhden opiskelijan varaus on minulta lukematta.
LHA-tuutorit -kansioon olen ohjannut ilmoitukset, jotka saan täytetyistä Forms-lomakkeista. Näihin ilmoituksiin olen jo reagoinut.
Sääntöjen luominen on helppoa! Lue lisää sääntöjen luomisesta täältä.
Lataamisen jälkeen Outlookin valikkoon ilmestyy ikoni:
FindTime-sovelluksen ikoni Outlookissa
Kun aloitat uuden viestin, kirjoita vastaanottajat, jotta ohjelma tunnistaa haluttujen henkilöiden sähköiset kalenterit. Kirjoita viestin sisältö normaalisti. Aikaäänestyksen voi lisätä myös aikaisempaan viestiin vastaamalla.
Käynnistä ohjelma, jolloin saat näkyviin teidän kaikkien ajat. Nyt voit valita aikoja, jolloin ainakin suurin osa teistä on vapaana. Määrittele tässä vaiheessa tapaamisen kesto.
Valitse sopivat ajat klikkaamalla aikaa. Huom! Yhdessä kyselyssä voit valita korkeintaan 20 aikaa!
Kun olet valinnut ajat, määrittele muutama asetus, jotka minulla ovat seuraavasti:
Asetusten määrittäminen FindTime-kyselyssä
Jos haluat, että teille luodaan automaattisesti kalenterikutsu ja Teams-linkki, valitse Schedule when attendees reach consensus – näppärää!
Lopuksi paina Add to email ja kutsu osallistua kyselyyn lisätään viestiisi:
Sähköpostiin lisättävä kutsu osallistua kyselyyn
Lähetä viesti ja odota osallistujien äänestystuloksia. Vastaajat pääsevät kyselyyn When-kohdan jälkeen olevasta options-kohdasta. Saat sähköpostiisi tiedon aina kun osallistuja on käynyt äänestämässä. Jos osallistujia on paljon, tämä ehkä kannattaa ottaa pois päältä.
Kun yhteinen aika on löytynyt, Teams-tekee teille kaikille kalenterikutsun ja kokouslinkin. Helppoa, eikö totta!
Pari lisähuomiota: osallistujalla ei tarvitse olla ohjelmaa ladattuna, ja osallistujina voi olla myös oman organisaation ulkopuolisia.
