Viikon vinkki 12/2021

Yhteistä aikaa etsimässä? Tökkiikö Doodle?

Kokeile Outlookin FindTime-sovellusta!

FindTime on Outlookin apuohjelma eli voit ottaa sen käyttöön suoraan Outlookista – helppoa ja kätevää!

Lisätietoa löydät täältä.

Lataamisen jälkeen Outlookin valikkoon ilmestyy ikoni:

Kuva FindTime-sovelluksen ikonista.
FindTime-sovelluksen ikoni Outlookissa
  • Kun aloitat uuden viestin, kirjoita vastaanottajat, jotta ohjelma tunnistaa haluttujen henkilöiden sähköiset kalenterit. Kirjoita viestin sisältö normaalisti. Aikaäänestyksen voi lisätä myös aikaisempaan viestiin vastaamalla.
  • Käynnistä ohjelma, jolloin saat näkyviin teidän kaikkien ajat. Nyt voit valita aikoja, jolloin ainakin suurin osa teistä on vapaana. Määrittele tässä vaiheessa tapaamisen kesto.
  • Valitse sopivat ajat klikkaamalla aikaa. Huom! Yhdessä kyselyssä voit valita korkeintaan 20 aikaa!
  • Kun olet valinnut ajat, määrittele muutama asetus, jotka minulla ovat seuraavasti:
Kuva FindTime-sovelluksen asetuksista
Asetusten määrittäminen FindTime-kyselyssä
  • Jos haluat, että teille luodaan automaattisesti kalenterikutsu ja Teams-linkki, valitse Schedule when attendees reach consensus – näppärää!
  • Lopuksi paina Add to email ja kutsu osallistua kyselyyn lisätään viestiisi:
Sähköpostiin lisättävä kutsu osallistua kyselyyn
  • Lähetä viesti ja odota osallistujien äänestystuloksia. Vastaajat pääsevät kyselyyn When-kohdan jälkeen olevasta options-kohdasta. Saat sähköpostiisi tiedon aina kun osallistuja on käynyt äänestämässä. Jos osallistujia on paljon, tämä ehkä kannattaa ottaa pois päältä.
  • Kun yhteinen aika on löytynyt, Teams-tekee teille kaikille kalenterikutsun ja kokouslinkin. Helppoa, eikö totta! 
  • Pari lisähuomiota: osallistujalla ei tarvitse olla ohjelmaa ladattuna, ja osallistujina voi olla myös oman organisaation ulkopuolisia.

Vinkin tarjoili Piia 

Vastaa