Onko sinulla tarvetta antaa opiskelijoille aikoja esim. HOPS-ohjaukseen? Oletko säätänyt aikoja sähköpostilla?
Kokeile helppoa Microsoftin Bookings-ohjelmaa!
Ohjelma yhdistää helposti ajanvarauksen sekä Teams-kokouslinkin luomisen – kätevää! Bookings synkkaa kalenterisi ja näyttää ajat, jolloin olet käytettävissä ja sinulta voi varata ajan.
Voit itse määritellä ”eri palveluita” tarpeesi mukaan sekä määritellä näihin liittyvät tarkemmat asetukset. Minulla on käytössä tällä hetkellä neljä eri palvelua: Opetuksen kehittäminen (1 tunti), HOPS-ohjaus (1 tunti), Projektityö (1 tunti) ja Opetusapteekkiharjoittelu (30 min).
Esimerkiksi Opetuksen kehittäminen -palvelussa minulla on varauksen asetukset seuraavasti:
- Käytettävissä olevat ajat näytetään 30 min välein eli voin vähän hengähtää, jos tulee varauksia putkeen.
- Varauksen ja peruutuksen etukäteisaika on 24 tuntia. Tämä on lyhin aika, jota ennen varauksen voi tehdä eli seuraavaksi aamuksi ei tule yllätystapaamisia.
- Varauksen voi tehdä 180 päivää aikaisemmin eli aika hyvissä ajoin.
- Palvelu on käytössä kalenterini mukaisesti, paitsi loma-aikoina. Voit siis määritellä ajat, jolloin et ole käytettävissä vaikka kalenterissasi olisi vapaata.
- Saan sähköposti-ilmoituksen sekä kalenterivarauksen, kun minulle tehdään varaus.
- Tapaamiselle luodaan automaattisesti Teams-kokouskutsu, joka lähetetään varaajalle vahvistusviestissä ja minulle kalenterikutsussa. Tämä on todella näppärä toiminto!
- Varaajalle lähtee muistutusviesti vuorokautta ennen tapaamistamme.
Jos haluat vilkaista, miltä varaussivuni näyttää, tässä linkki sivuilleni. Bookings on alkujaan suunniteltu yritystoimintaan, siksi sivulla näkyy Maksuton-teksti, mitä ei saa poistettua. Tämä on vähän hassu, mutta älä anna tämän häiritä!
Muokattu 8.4.2021: Maksuton-tekstin saat pois näkyvistä, kun valitset Oletushinta-kohdasta Hintaa ei ole määritelty -vaihtoehdon.
Saat Bookings:n käyttöön UEF O365:n sovelluksista vohvelivalikon kautta. Ja mielelläni autan, jos haluat pähkäillä tätä yhdessä! Ja mielelläni autan myös muissa opetuksen kehittämiseen liittyvissä asioissa – voit vaikka varata aikaa tämän Bookingsin kautta.
Täältä löydät lisätietoa ohjelmasta.
Muokattu 8.4.2021: Voit lisätä palveluun useammankin henkilön, jos on tarvetta. Tällöin esimerkiksi opiskelija voi valita, keneltä hän valitsee ajan. Valitettavasti palveluun ei saa valittua yhtä aikaa useampaa henkilöä. Tämän kanssa voi pikkaisen kikkailla. Opiskelija voi aukaista saman ajanvaraussivun eri välilehtiin ja vertailla eri henkilöiden kalentereita, ja napata kaikille sopivan ajan. Jos opiskelija valitsee ajan toiselta henkilöltä eikä sinulta, sinä saat tiedon tehdystä varauksesta sekä kalenterikutsun ja Teams-linkin. Jos opiskelija valitsee ajan sinulta, toinen varattavana ollut henkilö ei saa varaustietoa. Eli jos opiskelijan ohjauksessa on tarve olla kaksi opettajaa paikalla, opiskelijaa kannattaa ohjeistaa valitsemaan teille yhteisesti sopiva aika ja varaamaan tämä aika toiselta opettajalta, niin saatte kaikki tiedon varauksesta.
Vinkin tarjoili Piia.
P.S. Ensi viikolla saat vinkin ohjelmasta, joka voittaa Doodlen mennen tullen!
